Jak zorganizować pracę zdalną i jak w niej pracować?

Praca zdalna dla wielu osób jest szansą na rozwinięcie skrzydeł w branży IT. Nic więc dziwnego, że specjaliści coraz częściej korzystają z możliwości, jakie oferuje. Jeśli ktoś decyduje się na taką formę współpracy powinien wiedzieć, jak się do niej przygotować. Również pracodawcy muszą zadbać o organizację odpowiednich warunków, aby stworzyć zespoły, które będą efektywne. Czy jednak praca zdalna jest dla każdego? Jakie korzyści przynosi pracodawcy, a jakie pracownikom? Jakie zagrożenia są z nią związane? Na pytania dotyczące pracy zdalnej odpowiada Tomasz Warkocki, Chief Technology Officer w Fieldly.

 

Jak od strony pracodawcy, wygląda organizacja pracy zdalnej? Jak stworzyć efektywny zespół? Na co zwracać uwagę?

Tomasz Warkocki: Skupię się głównie na firmach wytwarzających oprogramowanie, z takimi mam największe doświadczenie zawodowe. Wydaje mi się jednak, że wiele poruszanych przeze mnie aspektów występuje także w innych branżach wykorzystujących komputery, jako główne narzędzie pracy. Pracodawcę planującego wprowadzenie pracy zdalnej czeka kilka wyzwań. Nie jest łatwym zadaniem rekrutacja odpowiednich pracowników, którzy udźwigną ciężar/przywilej pracy zdalnej. Szkolenie i wprowadzanie do zespołu mniej doświadczonych osób będzie wymagało więcej czasu i wysiłku. Należy koniecznie zadbać o sprawną komunikację w zespole. Istnieje wiele narzędzi i rozwiązań, które znacznie ułatwiają to zadanie. Jest to, na przykład, oprogramowanie do przydzielania zadań, rozmów online, współdzielenia pracy/ekranu. Niektórzy pracodawcy mają problem z zaufaniem do pracowników pracujących zdalnie. Na rynku istnieją narzędzia od bardzo agresywnych, monitorujących praktycznie każdy ruch pracownika na komputerze, po rozwiązania typu Toggl, polegające na prowadzeniu przez każdego pracownika dziennika czasu pracy i zadań, które w tym czasie wykonywał. Ja osobiście jestem zwolennikiem rozwiązań bazujących na zaufaniu, a nie na ciągłej kontroli.

Jakie warunki w miejscu pracy, powinien zapewnić sobie pracownik?

TW: Naturalnie obowiązują ogólne zasady ergonomii i bezpieczeństwa miejsca pracy, takie jak dobór odpowiedniego biurka, fotela, oświetlenia itp. Pracownik ma jednak pełną swobodę konfiguracji. Często ma również możliwość wyboru oprogramowania czy peryferiów sprzętowych. Ważne jest natomiast, by domowe biuro sprzyjało koncentracji oraz swobodnej komunikacji w trakcie rozmów online.

Czy w porównaniu z trybem stacjonarnym, zdalny tryb pracy ma wpływ na efektywność pracownika?

TW: Z mojego doświadczenia zawodowego wynika, że możliwość pracy zdalnej i na przykład podróżowania jednocześnie, sprzyjają podniesieniu zadowolenia pracownika, a co za tym idzie jego wydajności i kreatywności. W ostatnich latach pojawiają się wprawdzie głosy, że praca zdalna ogranicza kreatywność pracowników. Jednak z tego co wiem krytyka ogranicza się do zespołów typu R&D (Research and Development), gdzie faktycznie wykazano, że praca wspólna w jednym miejscu jest bardziej twórcza.

Co zachęca pracowników do podejmowania pracy w tym trybie?

TW: Jest wiele czynników. Na przykład mniej traconego czasu na dojazdy, który pracownicy mogą poświęcić dla rodziny, samorozwoju lub hobby. Dużo łatwiejsze staje się również podróżowanie. Nie ogranicza się ono bowiem już tylko do urlopów, ponieważ można pracować z każdego miasta, kraju, kontynentu. Praca zdalna pozwala złamać biurową monotonię, jednego dnia możemy pracować z domu, drugiego z kawiarni, a kolejnego np. z plaży. Jedynym ograniczeniem jest dobre łącze internetowe, o które w obecnych czasach coraz łatwiej.

Jak przebiega komunikacja? Jakie narzędzia są wykorzystywane?

TW: Komunikacja jest kluczowa. Ważne, żeby była regularna i technicznie łatwa. Z pomocą przychodzą  narzędzia, takie jak np. Slack, HipChat, ScreenHero, Google Hangout, Skype i wiele, wiele innych. Umożliwiają one pisemną komunikację, rozmowy online oraz współdzielenie ekranu. W firmach, w których pracowałem, obowiązkowo raz dziennie zespoły miały wspólne spotkania w formie rozmowy online z włączonymi kamerami, aby można było widzieć swoje twarze. Podczas dnia każdy ma też możliwość zestawienia takiej rozmowy ad-hoc lub po prostu napisania wiadomości tekstowej. Komunikacja, to też wspólna praca nad zadaniami. W tym pomagają narzędzia takie jak np.: Atlassian Jira, Trello czy Pivotal Tracker. Jeśli chodzi o kod źródłowy i współpracę przy jego tworzeniu, to pomocne są systemy kontroli wersji, takie jak np. GIT czy SVN.

Czy praca zdalna wiąże się z niższymi kosztami dla pracodawcy? Jakie korzyści ma pracodawca?

TW: Do korzyści pracodawcy można zaliczyć brak kosztów prowadzenia biura lub w przypadku kilku lokalizacji geograficznych wielu biur. Jeśli pracodawca współpracuje z freelancerami, to często pracują oni na własnym sprzęcie i nie musi go zapewniać. Kolejnym profitem jest dostęp do talentów praktycznie z całego świata, bez potrzeby ponoszenia kosztów relokacji. Należy jednak uwzględnić potrzebę organizacji regularnych i w miarę możliwości częstych osobistych spotkań całej firmy lub poszczególnych zespołów projektowych.

Czy praca zdalna może nieść ze sobą zagrożenia w kwestii bezpieczeństwa danych?  Jak można ich uniknąć?

TW: Zawsze istnieje zagrożenie bezpieczeństwa danych jeśli pracujemy na komputerze podłączonym do  Internetu. W większych firmach za bezpieczeństwo odpowiadają dedykowani pracownicy lub całe zespoły. Przy pracy zdalnej ciężar ochrony danych leży naturalnie bardziej po stronie pracownika. Chodzi głównie o pracę na aktualnym oprogramowaniu i korzystaniu z bezpiecznych połączeń (SSL) oraz bezpiecznych sieci korporacyjnych (VPN). Kluczowe jest posiadanie różnych i odpowiednio trudnych haseł dostępu do serwisów z których korzystamy. Z pomocą przychodzi nam tutaj oprogramowanie do zarządzania hasłami (np. LastPass). Warto oczywiście zabezpieczyć dane poprzez szyfrowanie w locie całego dysku twardego. Dzięki temu ewentualna kradzież sprzętu nie powoduje ujawnienia danych.

Jakie cechy i umiejętności powinna posiadać osoba, która chce pracować na odległość?

TW: Osoba chcąca wydajnie pracować zdalnie powinna cechować się bardzo dobrą organizacją czasu i zadań. Istotna jest również łatwość komunikowania się z innymi ludźmi i otwartość. Jeśli pracujemy w międzynarodowym zespole znajomość języka angielskiego w stopniu pozwalającym na swobodną komunikację jest również nieodzowna.

Z jakimi trudnościami mogą spotkać się pracodawcy i pracownicy?

TW: Do głównych trudności zaliczyłbym problemy z komunikacją. Mogą one w skrajnych przypadkach prowadzić do wyobcowania niektórych członków zespołu. Dlatego ważne są regularne spotkania, gdzie pracownicy mogą się wzajemnie poznać, porozmawiać twarzą w twarz. Trudnością dla pracodawcy może być także wspomniane wcześniej zmniejszenie kreatywności zespołu. Niektórym typom pracy twórczej sprzyjają burze mózgów, odbywające się w trakcie nieformalnych, spontanicznych spotkań, podczas pracy w jednym stacjonarnym biurze.

Czy syndrom wyobcowania, może być problemem podczas pracy w trybie zdalnym? Jak minimalizować to zjawisko?

TW: Syndrom wyobcowania może być problemem. Potrafi znacząco wpłynąć na atmosferę w zespole, a przez to na jego wydajność. Konieczne są regularne spotkania w celu zbudowanie zespołu, którego członkowie potrafią i chcą się wzajemnie wspierać w codziennych zadaniach. Pracodawca powinien dążyć do stworzenia sprawnie działającej drużyny, a nie grupy tzw. “code monkeys”, czyli praktycznie nie znających się ludzi, z bardzo ograniczoną interakcją, opartą jedynie na przydzielaniu i rozliczaniu z wykonanego zadania. W firmach, w których pracowałem bliska komunikacja i kooperacja zawsze była na porządku dziennym.

Można zauważyć, że praca w domu, jest coraz bardziej akceptowana przez ogół ludzi. Coraz rzadziej można usłyszeć od osoby z bliskiego otoczenia „Zabrałbyś się do normalnej pracy”. Czy sądzi Pan, że praca zdalna będzie stawała się coraz bardziej popularna i powszechna?

TW: Analizując oferty pracy, od kilku lat daje się zauważyć znaczący wzrost popularności pracy zdalnej. Moim zdaniem, tendencja ta  z pewnością utrzyma się w branży programistycznej. Większe firmy skupią się na ograniczeniu pracy zdalnej jedynie w działach związanych z bezpieczeństwem danych lub tych, dla których ścisła współpraca jest niezbędna do wyzwolenia zbiorowej kreatywności. Powstaje wiele miejsc, w których można wynająć biurko lub kilkuosobowe biuro na godziny lub dni. Kawiarnie w większych miastach powszechnie oferują dostęp do dobrego łącza internetowego i odpowiednią liczbę gniazdek elektrycznych. Praca zdalna staje się też coraz łatwiejsza.

 

Tomasz Warkocki

Absolwent wojskowych studiów na Wydziale Cybernetyki WAT, o specjalności Kryptologia. Posiada ponad 10-letnie doświadczenie w pracy na rynku IT w Polsce i na Świecie. W 2009 roku rozpoczął swoją przygodę z językiem Ruby, która trwa do dziś. Prócz software’u lubi zabawy hardwarem, jak np. Arduino czy Lego Mindstorms. Interesuje się również zagadnieniami z rodziny Machine Learning oraz Big Data. Obecnie pracuje na stanowisku CTO w szwedzkim startupie Fieldly.com, oferującym nowoczesny system zarządzania dla firm z branży budowlanej.

IT-Leaders.pl to pierwsza na rynku platforma łącząca Specjalistów IT bezpośrednio z pracodawcami. Anonimowy, techniczny profil i konkretnie określone oczekiwania finansowe to tylko niektóre z cech wyróżniających platformę. Zarejestruj się i zobacz jak Cię widzi pracodawca.

Może Ci się również spodoba