Pandemia koronawirusa nieźle namieszała w codziennym funkcjonowaniu firm. Wiele z nich musiało praktycznie z dnia na dzień przestawić się na pracę zdalną, a co za tym idzie, zmierzyć się z wyzwaniami technologicznymi i technicznymi, organizacyjnymi oraz tymi czysto ludzkimi, związanymi z emocjami i nastrojami pracowników. Dzisiaj „przy mikrofonie” goszczę Dianę Wesołowską-Midor, HR Business Partnera z instytucji finansowej Monument Fund, która przybliża jak sprawnie zorganizować hybrydowy model pracy.

Z wywiadu dowiecie się między innymi:

– w jaki sposób Działy HR mogą czerpać wiedzę i inspirację od prekursorów pracy zdalnej – firm z branży IT;

– czym jest hybrydowy model pracy i jak go zorganizować;

– jakie kompetencje powinien posiadać „zdalny Hr-owiec”;

– czy praca w 100% zdalna to przyszłość, a może chwilowy boom.

Barbara Kowalewska, CEO IT-Leaders: Kurz po reorganizacji pracy w nowych realiach ‚około-covidowych” już nieco opadł, więc możemy nieco bardziej chłodnym okiem ocenić efektywność wdrożonych zmian. Ty masz szczególnie ciekawe doświadczenia w tym zakresie:) Przybliż proszę , w jakim stopniu nowa rzeczywistość zmieniła Twoją pracę w HR?

Diana Wesołowska-Midor: Z dnia na dzień zmieniło się wszystko. Decyzja o pozostaniu w domach, aby zapewnić pracownikom maksymalne bezpieczeństwo była bardzo przemyślana, a jak się okazało po miesiącach, także słuszna biznesowo. Dla naszej instytucji finansowej praca zdalna była nowością dla osób do tej pory pracujących w biurze (tzw. „office”). Byliśmy przyzwyczajeni do tego, że codziennie o 8:00 rano czekamy w kolejce do ekspresu po kawę, później odpalamy laptopy i pracujemy ramię w ramię w biurze. Na pewno nauczyła komunikacji zdalnej, choć na początku naprawdę było ciężko bez kontaktu „face to face”, do którego byliśmy przyzwyczajeni. Dynamiczny rozwój sytuacji związanej z COVID-19 pokazał jak mocno trzeba zadbać o poczucie bezpieczeństwa Pracowników w organizacji oraz stabilność biznesową. Praca w Dziale HR musiała zostać przeniesiona do „wirtualnej rzeczywistości”.

Barbara Kowalewska: Monument Fund jest instytucją finansową, udzielającą finansowania zabezpieczonego hipotecznie. Jesteście niedużą organizacją, jednak wyzwania związane z pracą zdalną się pojawiły. Z jakimi obecnie się mierzysz?

Diana Wesołowska-Midor: Na pierwszym miejscu jest to udoskonalenie procesów pracy zdalnej,  które musiały zostać zaimplementowane szybko i sprawnie w trakcie trwania lockdownu. Był to między innymi proces rekrutacji, który w 100% odbywał się za pośrednictwem telefonu i video. My raczej byliśmy przyzwyczajeni do spotkań na żywo, aby poznać się wzajemnie,  poczuć „flow” z kandydatem i stwierdzić czy pasuje on do naszej firmy. Czasami bardzo ciężko jest ocenić kandydata w formie video. Kolejne wyzwanie to proces onboardingu. W czasie pandemii powitaliśmy na pokładzie nowe osoby. Aby wdrożenie przyniosło zamierzony efekt współpracowałam intensywnie z Działem IT, a także sama poszukiwałam nowych narzędzi. Dużą pomocą były webinaria i oczywiście niezawodny internet. Korzystaliśmy ze znanego narzędzia do tworzenia webinarów, aby w spotkaniu wdrożeniowym mogło wziąć udział więcej osób. Zależało nam na tym, aby komunikować się trójstronnie z wykorzystaniem prezentacji, naszego intranetu, etc. Bez mocnego zaplecza IT byłoby to niemożliwe, dlatego uważam, że dla każdej firmy pandemia była ogromną lekcją – nie tylko pokory biznesowej, ale także umiejętności radzenia sobie z wyzwaniami technologicznymi. Kolejnym dużym wyzwaniem była organizacja podpisów i obieg dokumentów. Na szczęście w obecnych czasach skanery mamy w telefonach komórkowych – gorzej z drukarką, ale wierzę, że za kilka (?) lat nasze smartfony będą już miały taką opcję. 😊

Barbara Kowalewska: Ostatnie miesiące zburzyły tradycyjne modele kompetencyjne na wielu stanowiskach. Jak było u Ciebie? Jakie kompetencje stały się kluczowe w Twojej pracy w ostatnich miesiącach?

Diana Wesołowska-Midor: Analizując minione miesiące myślę, że w głównej mierze są to kompetencje, które są niezbędne do prowadzenia skutecznej rekrutacji zdalnie, a także onbordingu.  Nie zmieniło się jedno: w pracy HRowca, obojętnie w jakiej branży, stawia sią na komunikację, umiejętność współpracy, dotarcia do drugiego człowieka i przekazania wiedzy – nie tylko na żywo, ale teraz również zdalnie. Reasumując:  efektywna, nowoczesna komunikacja, multizadaniowość, zdalna współpraca i wsparcie pracowników. Już w 2019 roku mówiło się w naszych branżowych kręgach, że będą to kompetencje przyszłości, a owa „przyszłość” przyszła szybciej, niż się tego spodziewaliśmy. Kolejne bardzo ważne umiejętności to te związane z szybkim wyszukiwaniem, selekcją i przekazywaniem wiedzy – choćby przepisy kodeksu pracy, które specustawa zmieniła. Pracownicy chcą być doinformowani o swojej sytuacji, prawach, jakie im przysługują. I ostatnia, ale nie mniej ważna kompetencja: szukanie rozwiązań wspierających pracę zdalną.

Barbara Kowalewska:  A jak praca zdalna wpłynęła na relacje na linii HR- pracownicy oraz HR- Managerowie liniowi?

Diana Wesołowska-Midor: Staraliśmy się, aby komunikacja była dobrze zorganizowana, a przede wszystkim zaplanowana. W zależności od specyfiki danego działu i potrzeb ustaliliśmy cykliczne wideo i telekonferencje, które miały pomóc nam w codziennej pracy. Podczas spotkań dużo rozmawialiśmy o wyzwaniach, postępach realizacji celów biznesowych poszczególnych działów, omawialiśmy jak wesprzeć klientów w tym trudnym czasie.  Zaczęliśmy też korzystać z narzędzi, które jak dotąd były nam znane, ale nie do końca praktykowane. Stały się numerem jeden w komunikacji zarówno w tej formalnej i mniej formalnej. Co więcej, zaczęliśmy się w ten sam sposób komunikować z klientami, a jak wiadomo utrzymanie relacji za pośrednictwem telefonu czy video jest zdecydowanie trudniejsze. Obecnie pracujemy już w biurze, jednak w modelu hybrydowym, o którym więcej opowiem później.

Barbara Kowalewska:   Czy w takim razie obecna sytuacja wymagała od Ciebie zdobycia nowej wiedzy, poszerzenia kompetencji? Jeśli tak, to czego się nauczyłaś?

Diana Wesołowska-Midor: Przed Działami HR stanęło bardzo trudne zadanie: zapewnienie zdrowia i bezpieczeństwa pracowników poprzez wdrożenie i przestrzeganie odpowiednich procedur. W przypadku, kiedy firmy decydują się na redukcję zatrudnienia należy zadbać o właściwe rozstanie z pracownikiem, komunikację do zespołu i większe niż do tej pory wsparcie dla odchodzącego pracownika. Kompetencje poszerzam cały czas poprzez udział w webinarach i konferencjach on-line, śledzenie praktyków (np. pracy zdalnej), a także codzienną pracę w nowej rzeczywistości. W takich sytuacjach wzoruję się często na firmach z branży IT, które były prekursorami pracy zdalnej w Polsce. Skupiam się na dobrych praktykach i w miarę możliwości staram się przekładać je na „monumentowy” grunt 😊.

Barbara Kowalewska:  A jak myślisz, czy praca 100% zdalna to przyszłość czy raczej chwilowy boom, spowodowany sytuacją z koronawirusem?

Diana Wesołowska-Midor: Myślę, że dużo zależy od firmy, w jakiej pracujemy oraz branży. Znam firmy, gdzie działy HR pracują w 100% zdalnie, jednak nie wszędzie taki model się sprawdzi. Myślę, że dobrym rozwiązaniem jest model hybrydowy, zakładający mieszany system: zdalnie oraz stacjonarnie. Klasyczna praca w biurze wywodzi się jeszcze z rewolucji przemysłowej, gdzie fabryka ruszała o 6:00 i do 16:00 trzeba było wyprodukować odpowiednią ilość materiałów. Szkoda, że to rozwiązanie przeszło na stałe do wielu branż, zawodów, firm. Jedyni, którzy się wyłamali jako pierwsi to firmy z branży IT. W dobie obecnego dostępu do Internetu, świetnych narzędzi i technologii nie ma potrzeby, aby pracownicy byli w biurze 5 dni w tygodniu. Przygotowując się do tej rozmowy dotarłam do bardzo ciekawych badań Owl Labs, które pokazują, że 56% firm umożliwia swoim pracownikom pracę zdalną. Według raportu mniej niż 30% Działów HR pracuje zdalnie, co dowodzi temu, że są to działy nastawione na pracę z ludźmi i raczej wymaga się od nas obecności w biurze. Co ciekawe, do pracy zdalnej chętniej nastawione są małe firmy i start-upy, mniej ufne są tutaj korporacje, przyzwyczajone do pracy zza komputera stacjonarnego, z pełną kontrolą czasu logowania, przerwy, godzin pracy. Co ciekawe, w pełni rozproszone firmy potrzebują o 33% mniej czasu na zatrudnienie nowego pracownika. W Monument Fund od maja pracujemy w systemie hybrydowym. Pracownicy rotują, co znaczy, że cały zespół jest podzielony na części i grupy, które pracują w biurze lub w trybie home office. Pracownicy regularnie (co kilka dni) wymieniają się. Staramy się zachowywać bezpieczne odległości od siebie, dlatego bardzo przydatnym narzędziem stał się prosty Excel, w formie grafiku. Co tydzień wpisujemy w nim swoją dostępność. Dzięki niemu wszyscy wiemy kto w danym dniu jak pracuje, nie dopuszczając przy tym do przekroczenia bezpiecznej liczby osób w biurze.

Natomiast nasz Dział Sprzedaży od zawsze pracował w terenie, blisko klientów. Ten model pozwala na lepsze “czucie rynku” i tym samym lepsze diagnozowanie potrzeb klienta. Niczego nie zbuduje się bez zaufania, co moim zdaniem, jest fundamentem zarówno pracy zdalnej w 100%, jak i modelu hybrydowego 🙂

Diana Wesołowska-Midor, HR Busiess Partner w Monument Fund. od 2012 roku związana obszarem HR w różnych branżach. Zaczynała od firmy farmaceutycznej, następnie telekomunikacyjnej, a obecnie finansowej. Odpowiedzialna głównie za budowę od podstaw Działu Personalnego oraz rozwój biznesowy spółek przy bliskiej współpracy z Managerami, co pozwoliło zdobyć doświadczenie partnera biznesowego. Nadzorowała pracę kilkuosobowego działu HR.